Vigtige informationer til alle medlemmer af Vejle Roklub

12. marts 2017 13:25 , af Jesper Foldager (KLITR)

Kære VR medlemmer,

 

Der er sket en masse i Vejle Roklub det sidste halve år mht IT og organisation. Det bliver opsummeret under 5 punkter her. Kontakt bestyrelsen, hvis noget er uklart eller hvis der er forslag til rettelser.

 

1) NY HJEMMESIDE

Vejle Roklub lavede i efteråret aftale med Memberlink om at bruge deres portal til idrætsforeninger, en portal der har mange nyttige funktioner for en idrætsforening udover en hjemmeside med indhold som den gamle hjemmeside. Vi når ikke 100% i mål inden standerhejsning i år (men næsten), så læs venligst nedenstående 3 punkter igennem og spørg ved tvivl, tak.

 

3 faser:

a) 2016-februar 2017
Opsætningen af den selve den nye portal (samme adresse vejleroklub.dk) blev færdig i februar. Funktioner på plads:

-Hjemmesideindhold som beskrivelse af klubben og klubbens aktiviteter

-Kontaktinformationer

-Kontingentindbetaling (se nedenfor)

-Regnskab

-Integration af medlemsdata til Rokort (alle data opdateres via hjemmesiden)

-Nyheder og kalender (integration til Facebook)

-Nye medlemmer tilmelder sig til klubben via formular

 

b) 25. marts 2017 (standerhejsning)  - sommer 2017

-Fra og med standerhejsning foregår AL oprettelse af aktiviteter og tilmelding til aktiviteter via hjemmesiden!

-Rokort.dk bruges herfra KUN til at skrive ture på vandet fra pulten og til statistik (det Rokort oprindeligt er lavet til). Dvs. ALLE aktiviteter efter 25. marts på Rokort skal slettes og flyttes til hjemmesiden!

 

Se hvordan aktiviteter oprettes nedenfor.

 

VIGTIGT:

-Aktiviteterne (på vand) vises endnu ikke på Rokort (funktionen laves formodentligt i løbet af sommeren), så skriv antal km i selve navnet på aktiviteten såsom “Struktureret træning (15 km)”. Når der sættes både i vandet kan den pult-ansvarlige se listen af tilmeldte via hjemmesiden, der også altid er åben på pult-PCen.

-Alle medlemmer har IKKE automatisk adgang til at oprette aktiviteter på hjemmesiden, så skriv til IT@vejleroklub.dk (eller skriv personlig besked til Jesper Foldager) hvis du ikke har fået den rettighed på hjemmesiden (alle der har oprettet en aktivitet på Rokort det sidste år HAR fået den rettighed).

-Farvekode på aktiviteter: Alle aktiviteter har en type med en farvekode, så det er nemt for alle på AKTIVITETER at se alene på farven, hvad det som udgangspunkt handler om. Aktiviteter på vandet er blå, sports-aktiviteter på land er grønne og øvrige aktiviteter som møder og socialt er røde.

 

c) Sommer 2017…

Leverandøren af hjemmesiden laver funktionen, så aktiviteter på vand oprettet på hjemmesiden også vises under aktiviteter på Rokort. Her bliver det også lavet sådan, at man kan vælge “Rute” (km) på  aktiviteten på hjemmesiden.

 

NB: Har du en god ide til indhold eller nyhed til hjemmesiden (eller en rettelse), så skriv til kommunikation@vejleroklub.dk.

 

2) KONTINGENT

Klubbens kontingent opkræves fra og med denne sæson via betalingsfunktionen på hjemmesiden. Senere kan betaling via hjemmesiden også bruges til andre ting, fx depositum til nøglekort, egenbetaling til arrangementer. Betaling via hjemmesiden gør administrationen mange gange enklere for de ansvarlige.

 

Når der oprettes en opkrævning, så kommer der en email til medlemmet med et link til betaling. Men man kan altid logge ind på hjemmesiden og betale udestående via Mit navn > Mine regninger.

 

Vigtigt:

-Venligst brug funktionen til at betale med betalingskort (som når du køber varer over nettet) og KUN via bankoverførsel hvis betalingskort slet ikke er en mulighed, tak.

-Venligst overhold den betalingsfrist der står på opkrævningen. I skrivende stund er lidt under halvdelen stadig udestående. Hvis der under “Mine regninger” er en opkrævning, og du ved har har indbetalt, så venligst kontakt sekretæren. Hvis du er i tvivl om, hvordan du betaler, så kontakt også sekretæren.

 

3) KOMMUNIKATION

At kommunikere til en medlemsgruppe så spredt som i Vejle Roklub - med medlemmer fra 12 år til over 80 år - er en stor udfordring og ressourcetungt, for at sige det mildt. Behov og interesse for kommunikation varierer meget - for ikke at nævne de medier, som nyheder og information læses på.

 

Bestyrelsen eksperimenterer for tiden med funktioner på den nye hjemmesiden. Den giver nogle meget nyttige funktioner til at fx at sende beskeder, email og nyheder til medlemmer - til enten én person, en udvalgt gruppe eller alle medlemmer. Der er ingen tvivl om, at digitale nyheder og informationer gennem hjemmesiden bliver det primære medie for klubben. Det gamle klubblad “Åreknuden” genopstår ikke i samme format, men det diskuteres stadig om en eller anden form for trykt medie bliver lavet i fremtiden (måske når støvet har lagt sig over arbejdet med den nye hjemmeside).

 

Vigtigt er det dog, at det BÅDE bliver plads til den nødvendige information til medlemmerne (og til potentielt nye medlemmer!) OG også “den gode historie”. Har du en historie eller information, så skriv gerne til kommunikation@vejleroklub.dk. Sig også gerne til, hvis du vil være med-redaktør på hjemmesiden til nyheder, så kan du få tildelt de rettigheder.



4) ORGANISATION & UDVALG

Som der er blevet talt om til generalforsamling i november og medlemsmøde i januar, så arbejdes der også meget på organisation af klubben - for organisation hænger sammen med IT. Der er defineret 9 forskellige udvalg. Der er IKKE blevet flere opgaver, men det er et forsøg på dels at dele opgaver og ansvar ud på flere medlemmer, og dels at gøre organisationen af klubben mere synlig.

 

På den whiteboarden i klubhuset er en oversigt over- og definition af de 9 udvalg. På de udvalg markeret med * kan vi godt bruge nogle flere personer (skriv til Jesper Foldager). Se oversigten over personer i et udvalg på hjemmesiden under KONTAKT > Udvalg.

 

Ungdom (ungdom@vejleroklub.dk)

Senior (senior@vejleroklub.dk)

Master (master@vejleroklub.dk)

*Kaproning (kaproning@vejleroklub.dk)

*Langtur (langtur@vejleroklub.dk)

Materiel (materiel@vejleroklub.dk)

*IT (IT@vejleroklub.dk)

Kommunikation (kommunikation@vejleroklub.dk)

*Forplejning (forplejning@vejleroklub.dk)



5) IT HJÆLP

“IT Hjælp” side: Der er oprettet en side forklaringer på de mange nye IT-funktioner inde på hjemmesiden: FOR MEDLEMMER > IT Hjælp. NB: Du skal være logget ind for at kunne se menuen. I takt med at nye spørgsmål kommer ind, bliver “IT Hjælp” siden opdateret med svar.

 

Video: Yderligere er der oprettet 2 videoer (indtil videre), der forklarer vigtige funktioner på den nye hjemmeside. Videoerne kan du åbne for “IT Hjælp” siden under de forskellige punkter, linksene er også her:

Opdatere medlemsprofil på hjemmesiden

Tilmeld og se aktiviteter

 

Personlig hjælp: Har du problemer med klubbens IT eller vil melde en fejl, så skriv til it@vejleroklub.dk. Problemer kan være at dit login ikke fungerer, funktioner der fejler, noget du ikke lige forstår, osv.

 

Mvh Bestyrelsen